Erfaring med QMS-løsninger noen?

[Mandarin]

Er det noen som har erfaring med QMS løsninger?

Quality Management Systems.

Kvalitetssystemer på godt norsk. Da tenker jeg på den it-tekniske løsningen.
Det som vi har i vårt firma er laget slik at det benytter Ms. Front Page som oppdateringssystem (lite brukervennlig for "hvermannsen" og systemet er ikke søkbart. Mao du kan ikke søke etter et dokument.. men må lete deg gjennom ulike bilder (tre-struktur). Er ikke dette veldig amatørmessig?

Som nokså nyansatt it-ansvarlig synes jeg dette. Men jeg vet egentlig lite om QMS løsninger. Noen som har erfaring med dette? Noen å anbefale.
Har funnet Synergi, og Symfoni. Men like konkret info om hvordan disse fungerer.

Denne skulle forresten kanskje ha vært under "datasnakk" tråden. HP`s vevstove..

[Adrienne]

Jeg har noe erfaring med dette fra tidligere, og er helt enig i at FrontPage kanskje ikke er det mest hensiktsmessige. Kvalitetssystem må være søkbare for at de skal være brukervennlige. Skal en ansatt klare å finne akkurat den prosedyren som er aktuell så er det aller enklest å søke etter det.

I et selskap jeg jobbet med valgte de en dansk løsning av et selskap som heter d4, www.d4.dk Jeg kan si mye om hvordan det fungerer, men vil helst ikke legge ut om det i åpent forum, da mye av kunnskapen tilhører kunden min. Jeg har også erfaring med å lage prosesskart i f.eks. Visio, og så linke prosesskartene til prosedyrer som ligger i en database. Akkurat hvordan dette ble gjort er jeg litt usikker på, det var det andre med litt mer IT-kunnskap som gjorde.

Noen systemer er store og dyre og passer best til store selskaper, mens om man har et lite selskap med et lite og nett QMS-system så trenger man ikke gjøre det så avansert. Men søkbart må det være, hvis ikke blir det ikke brukt og man kunne liksågodt klart seg uten.

[Føniks]

Jeg ville aldri basert QMS-systemet mitt på noe som er avhengig av Microsoft. Vi kjører hos oss alt på unix/linux.

Symfoni er i tillegg et Notes-produkt og det alt for sært og fungerer dårlig med andre systemer.

Adrienne, kan QMS-systemene bedre enn meg, jeg har bare innsikt i hva som bør ligge i bunnen.

[Adrienne]

Opprinnelig lagt inn av Føniks, her.

Adrienne, kan QMS-systemene bedre enn meg, jeg har bare innsikt i hva som bør ligge i bunnen.

Så jeg kan innholdet og du kan løsningene. Kanskje vi skulle starte for oss selv?

[Mandarin]

Opprinnelig lagt inn av Adrienne, her.

Jeg har noe erfaring med dette fra tidligere, og er helt enig i at FrontPage kanskje ikke er det mest hensiktsmessige. Kvalitetssystem må være søkbare for at de skal være brukervennlige. Skal en ansatt klare å finne akkurat den prosedyren som er aktuell så er det aller enklest å søke etter det.

I et selskap jeg jobbet med valgte de en dansk løsning av et selskap som heter d4, www.d4.dk Jeg kan si mye om hvordan det fungerer, men vil helst ikke legge ut om det i åpent forum, da mye av kunnskapen tilhører kunden min. Jeg har også erfaring med å lage prosesskart i f.eks. Visio, og så linke prosesskartene til prosedyrer som ligger i en database. Akkurat hvordan dette ble gjort er jeg litt usikker på, det var det andre med litt mer IT-kunnskap som gjorde.

Noen systemer er store og dyre og passer best til store selskaper, mens om man har et lite selskap med et lite og nett QMS-system så trenger man ikke gjøre det så avansert. Men søkbart må det være, hvis ikke blir det ikke brukt og man kunne liksågodt klart seg uten.

Nettopp. Dette gjør meg godt å lese. Skal ha et innlegg i morgen for et panel på 8 ledere fra div. bedrifter, der jeg skal evaluere den tekniske biten av dette systemet.

[Mandarin]

Opprinnelig lagt inn av Adrienne, her.

Så jeg kan innholdet og du kan løsningene. Kanskje vi skulle starte for oss selv?

Dere ville gjort gode penger. Helt sant!
De som har solgt oss vårt system kan bare innholdet, men ikke løsningene.
Vi har flotte prosesser , bokser som linkes til word-dokumenter osv. Men strukturen er jo flat og ikke søkbar. Burde jo vært i en database, eller indeksert på en eller annen måte (dette kan jeg svært lite om i grunn- babler i vei).

Vi er ikke store, så et av de store systemene vil nok være uaktuelt for oss.

[Føniks]

Opprinnelig lagt inn av Adrienne, her.

Så jeg kan innholdet og du kan løsningene. Kanskje vi skulle starte for oss selv?

Det hadde vært noe.

[Adrienne]

Jeg har tenkt litt mer på det her med hvilke krav jeg ville stilt til et QMS system (den IT-tekniske biten).

Det første som er viktig er hvordan gjøres versjonsstyring. Man må jo ta vare på gamle versjoner av prosedyrer etc. og da er det kjekt om man har et system som gjør dette for en og arkiverer den forrige versjonen. Man får da et system som er "historisk" og når man får en revisor på besøk er det lett å vise at man har orden i sysakene.

Det er også greit om det er en automatikk i oppdatering av prosedyrelister, slik at når man gjør endringer ett sted i systemet sitt så oppdateres oversikten automatisk, med versjonsnummer og dato. Og dersom man har lagt til eller fjernet prosedyrer så skjer dette også automatisk.

En annen grei ting, som er kjekk å ha men ikke nødvendig, er om all godkjenning og revidering skjer inne i systemet, og man slipper papirkopier eller versjoner som sendes hit og dit i Word før de til slutt legges inn i QMS-løsningen.

Men som sagt så er det aller, aller viktigste at systemet er brukervennlig. Et QMS står og faller på om brukeren er villig til å lete frem og lese det som står der. Blir terskelen for høy så gidder ikke de ansatte bruke tid på det, og man satser heller på at det er "business as usual", og det kan være farlig både for kvaliteten på produktene, men ikke minst sikkerheten på arbeidsplassen.

[Mandarin]

Adrienne :

Dette er veldig viktig info for meg.
Tusen takk for utfyllende svar!
Dette med versjonsstyring har vi jo ikke ...

[Føniks]

Versjonskontroll er utrolig viktig, vi bruker CVS hos oss, både for dokumenter og programkode.

[Mandarin]

Takk damer, det var noen nyttige innspill dere hjelp meg med der.
Selv om jeg allerede hadde tenkt de ut, så er det godt å få høre andre mene det samme og gjerne konkretisere de mer.
Jeg har nå gitt mine tilbakemeldinger og tips til hva de bør ha i bakhodet når de skal i gang med en slik prosess. Størrelsen på bedrift har mye å si. Men søkbarheten må som Adrienne sier , være på plass uansett. Systemet må bli brukt.