Organisering av allmenn informasjon på servere

[banana]

Jeg er ute etter noen figurer som viser god og dårlig organisering av mapper på en server. Eksempelvis at det er bedre å ha få mapper rett på server X:\, og at ting i stedet lagres i undermapper, og at navnene må gjenspeile innholdet slik at man skal kunne lete seg frem til informasjon fra toppen og nedover i et mappehierarki som vha. mappenavn er selvforklarende. Eksempelvis at det er dumt å ha 11 mapper rett på som heter

Fest og moro 2004
Fest og moro 2005
…
Fest og moro 2014

Men heller en mappe som heter Fest og moro, og så en undermappe for hvert av de 11 årene. Slik trenger alle som ikke leter etter Fest og moro-mapper bare å forholde seg til (og ignorere) en mappe, ikke til en for hvert år.

Noen som har noen gode, illustrative (og kanskje til og med morsomme) figurer for slike ting?

[-ea-]

Henger her fordi jeg vil se svarene.

Her har vi
avd 1
avd 2
avd 3
osv, og i tillegg en
felles

Men inni der....

[banana]

Oppklaring: jeg er ikke ute etter forslag til mappestruktur, men heller illustrasjoner av gode og dårlige måter å lage/organisere mapper på.

[Joika]

Jeg syntes det er kjipt med mappenavn som har space i seg. Det gjør det mer knølete å manøvrere command line, om man ønsker det.

[banana]

Er det noe problem med diverse tegn og mellomrom i filnavn hvis man forutsetter ren bruk av Windows Explorer?

Opprinnelig lagt inn av Joika, her.

Jeg syntes det er kjipt med mappenavn som har space i seg. Det gjør det mer knølete å manøvrere command line, om man ønsker det.

Ha ha, command line har ingen (utenom meg) hørt om i dette firmaet en gang. Muligens de to som er aktive gamere, da. Men det er ikke en aktuell problemstilling for å si det sånn. Vi er der at et av frustrasjonspunktene er at enkelte medarbeidere ikke klarer å bruke Windows Explorer, selv ikke hvis de får oppgitt full adresse til et dokument (eks. L:\hovedmappe\undermappe\filnavn.ext).

[Benmurphy]

Ustrukturerte data, dvs at brukere må forholde seg til filer lagret i mapper, er den verste måten å organisere informasjon på.

Hvis data kan lagres på en annen måte; gjør det. Det fins vel dessverre få, om noen, gode alternativer. De fleste CMS-systemer suger også.

Ben "not very helpful, still true" Murphy

[banana]

Opprinnelig lagt inn av Benmurphy, her.

Ustrukturerte data, dvs at brukere må forholde seg til filer lagret i mapper, er den verste måten å organisere informasjon på.

Javel? Dette er nytt for meg. Det er jo nettopp en struktur på mappene som trengs, og jeg ønsker å forklare for en gjeng med lite data-opplæring hvorfor ikke alle mapper bør ligge rett på roten. Det er ikke et tema å innføre andre systemer enn mapper.

[-ea-]

Kan du ikke bare ta en skjermdump av serveren som den er idag? Det hadde funket her i alle fall, som det dårlige eksempelet.

[-ea-]

Opprinnelig lagt inn av banana, her.

Eksempelvis at det er dumt å ha 11 mapper rett på som heter

Fest og moro 2004
Fest og moro 2005
…
Fest og moro 2014

Men heller en mappe som heter Fest og moro, og så en undermappe for hvert av de 11 årene. Slik trenger alle som ikke leter etter Fest og moro-mapper bare å forholde seg til (og ignorere) en mappe, ikke til en for hvert år.

Noen som har noen gode, illustrative (og kanskje til og med morsomme) figurer for slike ting?

Greia er vel også at det ikke finnes 11 mapper som heter Fest og moro 20xx. Neida, de heter gjerne
Fest 2008
Moro og fest 2009
Gøy 2010
Artig 2011
og sånn bortetter.

Struktur? Neeei, det har vi ikke sett.

[Tangerine]

Vi (noen) har laget en Wikipedia.

[banana]

Opprinnelig lagt inn av -ea-, her.

Greia er vel også at det ikke finnes 11 mapper som heter Fest og moro 20xx. Neida, de heter gjerne
Fest 2008
Moro og fest 2009
Gøy 2010
Artig 2011
og sånn bortetter.

Struktur? Neeei, det har vi ikke sett.

Eller


2009 Moro og fest
Artig 2011_nytt navn_ versjon 3
Fest 2008
Gøy i fjor
Helt vilt det året det var så bratt

Jeg blir helt sprø.

[Joika]

Mediawiki er veldig enkelt å sette opp og jobbe med. Det er samme programvare de bruker på wikipedia, om jeg ikke tar helt feil.

[-ea-]

Tangerine og Joika, kan dere forsøke å forklare hva dere mener? What's in it for me?

[Tangerine]

Opprinnelig lagt inn av -ea-, her.

Tangerine og Joika, kan dere forsøke å forklare hva dere mener? What's in it for me?

Jeg har ikke laget det, bare bruker det. Jeg finner i alle fall fort det jeg trenger (fordi det er lagt der) når jeg søker på "hva-som-helst".

[banana]

Opprinnelig lagt inn av Saint, her.

Men - på den måten med mapper etc er det jo ikke mulig å finne ut om den faktisk er lest?

Jeg blåser i om folk leser dokumentene, men de skal være tilgjengelige. Skjema, maler, beskrivelser, alt som man kan trenge. Ting jeg vil være sikre på at når frem til folk sender jeg med e-post.

Opprinnelig lagt inn av -ea-, her.

Men er det så nøye om det er lest? Jeg trenger ikke lese feriereglementet på jobb, men det er greit at jeg vet hvor det ligger hvis jeg trenger det.

Nettopp.

[Observatøren]

Opprinnelig lagt inn av banana, her.

Jeg blåser i om folk leser dokumentene, men de skal være tilgjengelige. Skjema, maler, beskrivelser, alt som man kan trenge. Ting jeg vil være sikre på at når frem til folk sender jeg med e-post.

Slik at de, istedenfor å gå til serveren for å finne oppdatert brevmal bruker den du sendte dem for et par måneder siden og lagret på Skrivebordet på sin egen pc?

[banana]

Opprinnelig lagt inn av Saint, her.

Slik at de, istedenfor å gå til serveren for å finne oppdatert brevmal bruker den du sendte dem for et par måneder siden og lagret på Skrivebordet på sin egen pc?

Nei. Ikke i det hele tatt. Hvis de trenger en brevmal ligger den kun på serveren og der skal de klare å finne den - men det forutsetter naturligvis at de forstår selv at de trenger brevmalen. Hvis det er info som jeg vil at de skal lese her og nå, og ikke bare lete opp hvis de trenger det, så sender jeg informasjon i e-post hvor jeg forteller at oppdatert versjon er lagt der den hører hjemme på serveren. Alternativt legger jeg også dokumentet med til informasjon.

Det er voksne mennesker vi snakker om her.

[-ea-]

Jeg har laget en mappe som heter kan kastes, der putter jeg alt som sannsynligvis kan kastes. Det har nå ligget urørt i to år så da forsvinner det stille og rolig.
Obs: Det er ikke viktige filer type avtaler eller ordrer eller direkte kunderelatert.

[Lille meg]

Stakkars banana. Du får visst svar på helt andre spørsmål enn de du stiller.

Ellers har Benmurphy selvsagt rett. Å bruke selve mappestrukturen for å finne filer er ofte dømt til å mislykkes. Det hadde vært bedre om alle filene hadde god metadata og man hadde et godt system for indeksering slik at gjenfinning var lett.

Vi har mappestrukturer for enkelte typer filer på jobben min. Det "systemet" råtner på rot og ligner ikke grisen. Jeg finner fram ved å søke. Litt av problemet er jo at det er vanskelig å se hvem som eier filer og hvem som har opprettet kataloger. I tillegg er det ingen som har overordnet ansvar for å fjerne gamle ting som ikke brukes mer. Dermed blir det et salig rot.

Hva med å bare opprette en haug med kaotiske mapper slik det har blitt foreslått i denne tråden? Og så komme med gode forslag på løsninger og blant annet bør inneholde forslag til standardiseringer av mappestrukturer og mappenavn?

[Observatøren]

Jeg er i utgangspunktet enig med deg, men samtidig uenig. Det er slik at folk fungerer ulikt. Noen bruker kun søkefunksjon, og er derfor avhengig av metadata/gode søkefunksjoner for å finne igjen det de leter etter. Andre liker oppslag, sekkekategorier, datoer og eksakte filnavn. Mens jeg husker et eksakt bilde, kan huske omtrentlig dato og så lete i månedsmappen - husker mannen min hvem som var på bildet og hvor det blir tatt.

Utfordringen er å kombinere alt dette. Spørsmålet mitt blir derfor - hvorfor en slik filstruktur? Hva ønsker du å oppnå?